Viele Abläufe in Verwaltung, Institutionen und Unternehmen bestehen aus immer gleichen Schritten: Eine Anmeldung kommt herein, wird geprüft, in eine Tabelle übertragen, bestätigt und an eine Kollegin weitergegeben. Solche Abläufe automatisieren wir mit n8n, einer Open-Source-Plattform für Workflow-Automatisierung. Das spart Arbeitszeit, vermeidet Übertragungsfehler und macht Abläufe nachvollziehbar.
Anmeldungen von der Website landen geprüft in der Teilnehmerliste, die Bestätigung geht automatisch raus, drei Tage vorher die Erinnerung. Adressänderungen aus einem System werden in zwei andere übernommen. Eingehende Rechnungen oder Anträge werden erfasst, benannt, abgelegt und zur Freigabe weitergeleitet. Aus mehreren Quellen entsteht jeden Montag ein Bericht, ohne dass jemand Zahlen zusammensucht. Ein Beitrag erscheint gleichzeitig auf der Website, im Newsletter und auf LinkedIn.
Wir starten mit einem Ablauf, nicht mit zehn. Sie beschreiben, wie er heute läuft, wir bauen ihn in n8n nach und lassen ihn zunächst parallel zum bisherigen Weg laufen. Erst wenn er verlässlich funktioniert, wird umgestellt. Jeder Workflow ist dokumentiert, so dass Ihr Team versteht, was passiert, und ihn bei Bedarf selbst anpassen kann. Für den laufenden Betrieb bieten wir Überwachung und Wartung an.
n8n nutzen wir auch für unsere eigenen Abläufe, von Backups bis zur Pflege dieser Website.